Rehber öğretmenler için KVKK: öğrenci verisi nasıl tutulmalı?
Rehberlik servisi, okulda en hassas bilgilerin tutulduğu yerdir: aile durumu, duygusal zorluklar, zorbalık bildirimleri. Bu yazı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) çerçevesinde günlük işlerde dikkat edilecekleri ve Millî Eğitim Bakanlığının 2026'daki KVKK yazısını özetler.
Bu yazı genel bilgilendirmedir, hukuki danışmanlık değildir. Okulunuzdaki uygulama için Bakanlığın resmî yazısını ve okul yönetiminizin talimatlarını esas alın.
Rehberlik verisi neden daha hassas?
Görüşme notları, öğrencinin ruhsal durumu, sağlık sorunları ya da aile içi olaylar gibi bilgiler içerebilir. KVKK, sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve bu tür verilerin daha sıkı korunmasını ister. Üstelik veri sahibi çocuktur: bir sızıntının etkisi yıllarca sürebilir. Bu yüzden rehberlik servisinde ilk soru "Bu bilgiyi tutmam gerekiyor mu?" olmalıdır.
MEB'in 2026 KVKK yazısında neler var?
Bakanlık, 29 Haziran 2026 tarihli "Kişisel Verilerin Korunması Kapsamında Alınacak Tedbirler" yazısını 81 il müdürlüğüne gönderdi. Basına yansıyan maddelerin özeti:
- Okulların internet sitelerinde, sosyal medya hesaplarında ve diğer çevrim içi platformlarda öğrenci sınıf listeleri, sınav listeleri ve T.C. kimlik numaraları gibi kişisel veri içeren içerikler yayımlanmayacak; mevcut olanlar kaldırılacak.
- Bakanlık sistemlerine ait kullanıcı adı, parola ve doğrulama kodları kimseyle paylaşılmayacak.
- Bakanlık sistemlerinde bot, makro, otomasyon aracı, tarayıcı eklentisi ya da yetkisiz üçüncü taraf yazılım kullanılmayacak.
- Veriler yalnızca görev gereği ve gerektiği kadar işlenecek.
- Fotoğraf ve video paylaşımında aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilecek, gerektiğinde açık rıza alınacak.
- Veri ihlali, yanlış kişiye veri gönderimi ya da internette veri yayımlanması durumunda okul yöneticisine ve bağlı birime bildirim yapılacak.
Yazının tam metnine okul yönetiminizden ya da il/ilçe millî eğitim müdürlüğünden ulaşabilirsiniz; yukarıdaki maddeler haberlerdeki aktarımlara dayanır.
Günlük işler için 8 pratik kural
1. Amaca yetecek kadar veri tutun
RİBA, sosyometri ya da genel anketlerde öğrencinin adını sormak çoğu zaman gerekmez; okul numarası yeterlidir. Görüşme notuna da ileride işinize yarayacak olanı yazın, her ayrıntıyı değil.
2. Listeleri ve sonuçları paylaşmayın
Sınıf listeleri, RİBA sonuçları, sosyogramlar ve risk haritaları veli ya da öğretmen WhatsApp gruplarına, okul sitesine veya sosyal medyaya konmaz. Sınıf öğretmeniyle paylaşmanız gereken bir bilgi varsa yalnızca gereken kısmı, birebir paylaşın.
3. Görüşme notlarını kilit altında tutun
Kâğıt notlar kilitli dolapta durmalı. Dijital notlar parolalı bir cihazda ve tercihen şifreli olarak saklanmalı. Ortak kullanılan öğretmenler odası bilgisayarında not tutmayın.
4. Bulut ve paylaşım bağlantılarına dikkat
Kişisel Drive ya da benzeri alanlara öğrenci adlı dosya koymaktan kaçının. Paylaşmanız gerekirse "bağlantıya sahip herkes" yerine kişiye özel paylaşım seçin ve iş bitince erişimi kaldırın.
5. Bakanlık sistemlerine dokunan araç kullanmayın
e-Okul ya da e-Rehberlik'e veri giren, oradan veri çeken eklenti, bot veya makrolar yazıyla açıkça yasaklandı. Bir uygulamadan e-Rehberlik'e bilgi aktarmanız gerekiyorsa bunu kendiniz kopyalayıp yapıştırarak yapın.
6. Fotoğraf ve videoda yüz göstermeyin
Etkinlik fotoğraflarında öğrencinin yüzü ve adı görünmesin. Gerektiğinde veliden yazılı izin alın; izin yoksa paylaşmayın.
7. Öğrencinin sesini gizli tutun
Öğrenciler sorunlarını sınıfın önünde işaretlemek ya da tahtada oylamak zorunda kalmamalı. İsimsiz başvuru kutusu, evden doldurulan form ya da kâğıda yazılıp toplanmayan çalışmalar hem öğrenciyi korur hem de daha dürüst yanıt getirir.
8. Bir şey ters giderse hemen bildirin
Yanlış gruba gönderilmiş bir mesaj, kaybolan bir dosya ya da yanlışlıkla yayımlanan bir liste fark ettiğinizde içeriği kaldırın ve okul yöneticinize bildirin. Erken bildirim zararı küçültür.
Bir uygulama kullanmadan önce sorulacaklar
Rehberlik işlerinde bir dijital araç kullanacaksanız şu soruların yanıtını bilin:
- Öğrencinin hangi bilgisini tutuyor? Ad ve T.C. kimlik numarası gerçekten gerekli mi?
- Görüşme notları şifreleniyor mu? Veriler nerede saklanıyor?
- Başka okulların ya da kullanıcıların verisiyle karışma ihtimali var mı?
- Hesabınızı kapattığınızda veriler silinebiliyor mu?
- Bakanlık sistemlerine (e-Okul, e-Rehberlik) kendiliğinden bağlanıyor mu? Bağlanıyorsa kullanmayın.
PDR Pro bu sorulara nasıl yanıt veriyor? Öğrencinin adı, T.C. kimlik numarası ya da telefonu hiç tutulmaz; öğrenci yalnızca okul numarası ve sınıfıyla kayıtlıdır. Görüşme notları ve gözlemler AES-256-GCM ile şifrelenir. Her okulun verisi ayrı tutulur ve işlemler kayıt altına alınır. PDR Pro, e-Rehberlik'e ya da e-Okul'a kendiliğinden bağlanmaz; görüşme bilgisini sizin yapıştırmanız için düz metin olarak hazırlar.
Öğrenci adı tutmayan rehberlik aracı
RİBA, görüşme kaydı, sosyometri ve yıllık plan; öğrenci yalnızca numarasıyla.